|
Een e-mail kan voor u werken … of het kan tegen u werken. Het lijkt erop dat wat er mis kan gaan? Je bereidt je voor, schrijft een brief aan een kandidaat of collega – en elke keer mist een van jullie enkele details. Soms zeer belangrijke details die u een gesloten positie kunnen kosten. De afstandsbediening doet het goed: het lijkt de tijd om e-mail te temmen en te leren beheersen. Statistisch gezien besteden we 17 uur per week aan het lezen, beantwoorden en verzenden van zakelijke e-mails. Wil je niet dat deze tijd wordt verspild? We hebben nog geen persoon ontmoet die zichzelf de Master of Mail of de Master of Gmail zou noemen. Maar leren jezelf uit te drukken zodat je echt begrepen wordt, is mogelijk en zelfs noodzakelijk in het werk van een recruiter. Soms lijkt het te simpel: de laatste zin anders formuleren of een deadline stellen voor het ontvangen van feedback – dit zijn trucs die maar weinig mensen gebruiken, maar ze kunnen misverstanden helpen voorkomen. Markeer geen tijd Wat als er een manier is om uw bericht zo te structureren dat het nauwkeurig wordt beantwoord? Klinkt als een complottheorie. Maar vaak maken we zelf fouten waardoor kandidaten (of collega’s) het gevoel hebben je iets terug te sturen. Als je een nieuwsbrief verstuurt – voor een collega of baas – vraag dan geen toestemming als je die niet nodig hebt. U werkt niet in een bunker: het plus- of min-team is waarschijnlijk op de hoogte van uw bedrijf. En weet dat u op zoek bent naar kandidaten, dat u solliciteert. Voorbeeld 1 Doe dit niet: “Ik wil Jan van Hollander uitnodigen voor een gesprek bij ons op kantoor” of “Wat vind je van deze kandidaat.” Doe dit: “Ik ben van plan om Yang een test te sturen en een gezamenlijk interview met het team aanstaande donderdag te plannen als er geen bezwaar is.” Houd er rekening mee – we raden je af om over je hoofd te springen en meer aan te nemen dan je zou moeten. Het draait allemaal om het herformuleren van de boodschap die u wilt overbrengen. En als bonus zien je collega’s en bazen dat je niet in je broek zit te wachten op toestemming om iets te doen, maar het initiatief aanzet. Een simpele opmerking “als geen bezwaar” laat andere deelnemers in de keten het recht hun eigen mening te uiten. Voorbeeld 2 Afspraak plannen? Stel in uw brief onmiddellijk 2-3 datums en tijden voor. Praat openlijk over uw kansen, zonder het beruchte “wanneer het u uitkomt”. Stel duidelijke deadlines Als je iets van iemand nodig hebt, wees dan duidelijk wanneer je het wilt. Zoals: “Laat het me weten als je vrijdag geen tijd hebt om je test te doen.” Dit gaat niet over manipulatie, maar over transparantie en verwachting. Doe dit niet: “Ik wacht op een test van u” of “Het zou geweldig zijn om voor 12.00 uur documenten te hebben.” Doe dit: “Schrijf me voor 12.00 uur als je tijd hebt om het contract vandaag af te ronden. Ik zou je ’s avonds niet willen storen.’ Herinner je je familie-uitstapjes? Als iemand elke vijf minuten vraagt: “We komen eraan”. Je kunt de vervelende stem op de achterbank wegwerken door een keer het tijdstip te noemen waarop je zeker op je bestemming bent. Dit is hoe u zich voelt als u op een antwoord van iemand wacht. U stuurt de eerste brief: “Hallo, kunt u zich oriënteren”, en dan nog een tweede, en dan de derde follow-up (we hebben dit allemaal gedaan). Het is beter om meteen de grenzen te schetsen. Sta de ander toe om te klagen als uw timingverwachtingen onrealistisch zijn. Het belangrijkste: stel een herinnering in. Als de dag ten einde loopt en de beloofde brief nog steeds ontbreekt, stuur dan ’s avonds of in de ochtend van de volgende dag een vervolg op de taak. Helaas is een duidelijke indicatie van verwachtingen niet eens in de buurt van de garantie dat u binnen de gestelde termijnen een test, een contract of iets anders ontvangt. Dit is een kans voor jou om het vertrouwen van het team en de kandidaat te winnen (je doet wat je beloofd hebt, je volgt als je niet de informatie krijgt die je nodig hebt) en anderen te leren dingen op tijd te doen. Is het bruikbaar? … vergeet niet om deadlines voor jezelf te stellen En, natuurlijk, als je belooft iets te doen: spreek je uit als je het doet. In ieder geval ongeveer zodat de kandidaat of collega weet dat u niet belooft aandacht te besteden aan hun probleem als excuus. Soms heb je tijd nodig om je gedachten te ordenen. Maar het kost u niets om de brief te beantwoorden en wat tijd voor uzelf te vragen. “Ik zal zeker op deze vraag terugkomen als ik het papierwerk behandel. Laten we vrijdag bellen? “ Doe dit niet: “Ik zal je zeker feedback geven op de testopdracht.” Doe dit: “Bedankt voor de brief! Ik stuur vrijdag feedback over het testitem. “ Houd er rekening mee dat als u iets heeft beloofd, u het moet doen. Zelfdiscipline is goed, maar eerst moet je jezelf eraan herinneren. Je tekent natuurlijk niet met bloed: we zijn allemaal mensen en de dingen gaan niet altijd volgens plan. Heb geen tijd om de taak op tijd te voltooien – waarschuw de andere kant. E-mail gaat over beknoptheid. We schreven hier vaak over: probeer niet alle informatie in het eerste bericht te passen. Als u iets belangrijks in een e-mail schrijft, is het oké om uw zoekwoorden vetgedrukt te zetten. Op deze manier kunt u de aandacht van de lezer vestigen op de informatie die u echt nodig heeft. Zelfs als het de rest mist, is het onwaarschijnlijk dat het geformatteerde blok onopgemerkt blijft. Samenvatten Hoewel dit misschien een kleine wijziging lijkt, kunt u veel tijd besparen. Denk eens in – 15 minuten per dag, dat is al een uur per week. Een jaar lang komen deze uren neer op een week vrije tijd. Het is beter om deze week op zoek te gaan naar kandidaten!
|
| https://www.globalrecruitment.info/ |
